22 de junio de 2012

6 o más ideas para reducir costes

Estamos en época de vacas flacas. Nos llueven mensajes de austeridad por todas partes y desde luego, los presupuestos IT se llevan resintiendo ya un buen tiempo, así que no hay nada que nos indique que el 2013 vaya a ser mucho mejor que el 2012.

Pero tenemos que seguir adelante, no? y buscar alternativas, nuevas formas de hacer las cosas… vamos, ingeniárnoslas de alguna manera para poder hacer ese truco de magia de “hacer más con menos”. Pero la imaginación y el ingenio brotan mejor cuando es en equipo: se genera más conocimiento en una sesión de brainstorming que si la gente individualmente se preparase las ideas, porque los seres humanos nos retroalimentamos entre nosotros y porque el poner en orden las ideas para explicárselas a otro genera más y más ideas.

Así que he pensado que dónde mejor que en esta comunidad del itSMF podríamos hacer entre todos una lista de “ideas para optimizar los costes IT en tu organización”. Eso si, no podemos olvidar algo: un servicio es un medio de entregar valor a los clientes facilitándoles los resultados que quieren obtener, así que no vale reducir valor para reducir costes. ¿Podemos entregar el mismo valor (o más) con menos costes? ¿Cómo?

Empezaré yo la lista con algunas ideas y luego espero que entre todos la vayamos engrosando. Quien sabe! Quizás podamos preparar un Dossier itSMF de Optimización de Costes para presentarlo en el congreso del año que viene!

  1. Di NO a la compra compulsiva o de emergencia: Planificar las compras, evitando la compra de emergencia, permite obtener los mejores productos/servicios a los mejores precios y además permite al proveedor planificar sus recursos para entregarte lo mejor que pueda. La compra de emergencia consigue peores (o en el mejor de los casos iguales)  productos/servicios a mayor coste.
  2. Di NO a las RFP genéricas: Escribir una buena RFP es un trabajo difícil. Pero cuanto más detallado esté, menos incerteza tendrán los ofertantes, menos riesgo tendrán que asumir y por lo tanto podrán ajustar mejor los precios.
  3. Piensa en el TCO: Cuando estés pensando en el coste de un servicio, piensa en el largo plazo, en el coste total de propiedad. A la hora de decidir entre un producto u otro, o entre una arquitectura u otra, busca en la medida de lo posible aquella que tenga un menor coste de propiedad: serás propietario de esa “cosa” los próximos 5 años como mínimo. Si eso te produce un problema de liquidez, busca soluciones de financiación, en lugar de irte a una alternativa más barata en el corto plazo y más cara en el largo plazo.
  4. Di NO a la demanda fallo: Normalmente, en un departamento de Informática, al menos el 40% del trabajo que se realiza es provocado por la demanda fallo. Pon toda la energía posible en eliminarla y dispondrás de un 20% extra de capacidad para aportar más con lo mismo.
  5. Educa a tus usuarios: Llega a un acuerdo con las unidades de negocio para tratar de educar y concienciar a los usuarios en el correcto uso de las herramientas que IT pone a su alcance. Aprovecha al SAU para que haga una labor de enseñanza, preguntando “para qué necesita lo que me pide”. De esta manera estarás incidiendo en la parte de “facilitándole los resultados que quiere obtener” de la definición de valor.
  6. Factura por tus servicios: Aunque sea una factura ficticia, el ejercicio de facturar por los servicios genera dos lineas de actuación especiales: por una parte, obliga a IT a tomar consciencia sobre los costes de los servicios, los costes de producción, el catálogo de servicios y peticiones. Por la otra parte, hace que los usuarios y clientes sean conscientes del coste que tiene IT y por lo tanto actúa como moderador inmediato de la demanda.

Bueno, yo lo dejo ahí, pero se que hay cientos de ideas más… espero las vuestras en los comentarios del grupo de LinkedIN itSMF en Español

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